Email saludable

Si trabajas con el correo electrónico puede que estés atravesando por alguna de estas etapas:

  1. Sientes que tu organización es plena y total. No necesitas chequear tu email más de dos o tres veces por día. Al finalizar tu jornada laboral la cantidad de emails en tu bandeja de entrada es cero. El email no te estresa y sabes manejar emocionalmente cada mensaje que recibes.
  2. Al finalizar el día laboral tu bandeja de entrada tiene 15 emails limpios sin procesar. Sueles revisar el email unas diez veces por día e interrumpes una de cada dos tareas que estás realizando. Sin embargo han pasado algunos años y empiezas a mostrar signos de fatiga.
  3. Tu tiempo de respuesta para cada email es inmediato. Interrumpes todas las tareas ante el menor sonido o notificación de que un email a ingresado. Estás en un estado de ansiedad permanente y cada email lo procesas con una carga emocional negativa. Tu bandeja de entrada es un mix de correos leídos, no leídos, spam, tareas para hacer, eventos agendados. Cada vez que abres tu bandeja de entrada ni bien te levantas sientes un dolor en el pecho. Angustiante y filoso.

Si te sientes identificado con el punto 2 o 3, pude que los siguientes consejos te sean de utilidad.

  • Salvo que tu trabajo sea exclusivamente responder emails, no tiene sentido que estés tan pendiente de chequear el correo electrónico todo el día.
  • Te recomiendo por lo general no comenzar la rutina laboral chequeando el email. Sino por el contrario realiza la tarea más importante del día.
  • Establece dos o tres momentos al día para chequear el correo electrónico. Si trabajas de 9am a 6pm, dos momentos para chequear el correo podrían ser a las 11am y a las 4pm.
  • Cuando revises tu correo, procesa cada email que ingresa (responder, archivar, borrar, etiquetar, marcar como spam). La idea es que cada email desaparezca de la bandeja de entrada.
  • Procura procesar cada email por orden de llegada hasta dejar tu bandeja de entrada en cero.
  • Si un email exige una acción de tu parte, ejecuta la tarea si va a llevar menos de cinco minutos. En caso contrario, etiqueta y mueve el email a tu lista de tareas.
  • Establece criterios de importancia. Muchos emails vienen con el subject de URGENTE cuando en realidad son muy pocos los casos de urgencia. Con esto quiero decir que no te estreses ni te agarre ansiedad cuando recibas este tipo de correos.
  • Establece filtros para evitar que la mayoría de los correos vayan a tu bandeja de entrada. Por ejemplo puedes fijar filtros para las suscripciones a Newsletter de algunos sitios, para familiares que envían chistes permanentemente, o bien para aquellos correos que crees que solamente molestan.
  • Puedes establecer respuestas prediseñadas si para determinados casos tienes que responder lo mismo. De esta forma te ahorras el tiempo de escribir.
  • Se breve en las respuestas. Estructura tu email en párrafos cortos (dos o tres para la mayoría de los casos)

El email es una herramienta genial de comunicación, pero al mismo tiempo puede ser una trampa. Se que muchas personas atan toda su jornada laboral a chequear y responder el email permanentemente. Esto no solo les quita productividad sino también les genera estrés.

Dominar el email no es dificil pero primero hay que resignificarlo. Ponerlo en el lugar que tiene que ir. Dependerá del trabajo que realices y de las ganas que tengas de hacer lo que verdaderamente importa.

Piensa que puedes destinar el tiempo a otras cosas más importantes y a la vez tener control total de tu correo electrónico (como menciono al comienzo del artículo).

Anuncios Google